Registo de tempos de trabalho: guia prático para pequenas empresas

Se tem uma equipa de 3 a 20 pessoas, é provável que ninguém na empresa trate só de recursos humanos. Mesmo assim, o registo de tempos de trabalho é obrigatório. Este guia explica o que tem de registar, durante quanto tempo deve guardar os registos e o que mostrar se a ACT bater à porta. Pode usar uma folha de ponto, um relógio de ponto ou uma aplicação.

O que diz a lei: o artigo 202.º do Código do Trabalho

A obrigação vem do artigo 202.º do Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009, na redação em vigor). Em termos simples, o empregador deve:

• Manter um registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário de trabalho.
• Guardar esse registo em local acessível, de forma a permitir a consulta imediata.
• Registar a hora de início e de fim do trabalho diário e as interrupções ou intervalos que não contam como tempo de trabalho. O objetivo é poder calcular as horas trabalhadas por dia e por semana.
• Para quem trabalha fora das instalações (por exemplo, serviços em clientes), garantir que o trabalhador visa o registo quando regressa ou o envia já visado. A empresa deve ter o registo visado no prazo de 15 dias a contar da prestação.
• Conservar os registos durante cinco anos.

A violação deste artigo é considerada contraordenação grave. O valor da coima depende do volume de negócios da empresa e do grau de culpa (artigo 554.º do Código do Trabalho).

O que deve constar em cada registo

Registar só que a pessoa "esteve presente" não chega, nem basta copiar o horário teórico todos os dias. O registo tem de mostrar as horas efetivamente praticadas.

Trabalho suplementar: um registo à parte

Se houver horas extra, o Código do Trabalho prevê também um registo de trabalho suplementar (artigo 231.º). Nesse registo indica-se o início e o termo de cada período de trabalho suplementar e o motivo. Na prática, um bom sistema de picagem de ponto permite tirar esta informação do registo diário. Confirme com o seu contabilista se o formato que usa cumpre os requisitos deste artigo.

Durante quanto tempo guardar os registos

O artigo 202.º, n.º 4, fixa um prazo de cinco anos. Esse prazo aplica-se ao registo dos tempos de trabalho e a alguns documentos associados. Uma regra simples para não falhar:

• Guarde os registos de cada ano civil até, pelo menos, 31 de dezembro do quinto ano seguinte.
• Não apague os dados de quem saiu da empresa. A obrigação de conservação mantém-se.
• Garanta cópias de segurança. Folhas em papel perdem-se, ficheiros também.

Os registos de tempos de trabalho são também prova em litígios. Em processos sobre horas extra, os tribunais costumam pedir estes registos ao empregador. Se não existirem, a empresa fica numa posição difícil.

O que a ACT pode pedir numa inspeção

A Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) pode pedir documentação relacionada com tempos de trabalho. Numa pequena empresa, convém ter à mão:

• Registo de tempos de trabalho dos últimos anos, consultável de imediato.
• Registo de trabalho suplementar.
• Mapa de horário de trabalho afixado (ou acessível) no local de trabalho.
• Mapa de férias do ano em curso.
• Acordos de isenção de horário, se existirem.
• Documentos de regimes especiais, como o banco de horas ou a adaptabilidade, quando aplicáveis.

"Consulta imediata" significa que não deve precisar de dias para reunir folhas soltas ou pedir ficheiros a alguém que está de férias.

Folha de ponto, relógio de ponto ou aplicação?

A lei não impõe um formato. O que conta é que o registo seja completo, fiável e consultável. Estas são as opções mais comuns:

Teletrabalho e trabalho fora da empresa

O teletrabalho não dispensa o registo. Quem trabalha a partir de casa ou em clientes também tem de ter início, fim e intervalos registados. Neste caso, uma folha de ponto em papel fixada na parede do escritório não chega. Uma aplicação acessível pelo telemóvel ou pelo navegador resolve o problema e facilita o "visto" do trabalhador.

Checklist: registo de tempos de trabalho em dia

• Todos os trabalhadores têm registo diário, incluindo os isentos de horário.
• Cada registo tem hora de entrada, hora de saída e intervalos.
• O registo é feito no momento, e não reconstruído no fim do mês.
• As correções ficam documentadas (quem corrigiu, quando e porquê).
• Quem trabalha fora visa o registo e a empresa recebe-o em 15 dias.
• O trabalho suplementar fica identificado e registado.
• Os registos ficam guardados durante 5 anos, com cópia de segurança.
• Qualquer pessoa autorizada consegue mostrar os registos de imediato numa inspeção.
• Os trabalhadores foram informados sobre como funciona o registo e como são tratados os seus dados.
• O contabilista recebe os totais mensais (horas, extras, ausências) sem ter de os pedir.

Perguntas frequentes

A picagem de ponto é obrigatória numa empresa com 3 pessoas?

O registo de tempos de trabalho do artigo 202.º aplica-se independentemente da dimensão da empresa. A lei não obriga a "picar" num relógio. Obriga a registar os tempos, e a forma fica ao seu critério.

Os trabalhadores isentos de horário também têm de registar horas?

Sim. O artigo 202.º, n.º 1, refere expressamente os trabalhadores isentos de horário de trabalho.

Posso registar apenas as horas extra?

Não. O registo deve abranger o tempo de trabalho diário completo (início, fim e intervalos). O registo de trabalho suplementar é uma obrigação adicional e não substitui o primeiro.

Uma folha de Excel serve como folha de ponto?

Pode servir, desde que esteja completa, seja preenchida com rigor e fique guardada durante 5 anos. O ponto fraco é a fiabilidade: é fácil alterar valores sem rasto, e isso pode fragilizar a prova num litígio.

O trabalhador pode pedir para ver o seu registo?

Os registos contêm dados pessoais do trabalhador, que pode exercer os direitos de acesso previstos no RGPD. Na prática, permitir que cada pessoa consulte o seu próprio registo também evita discussões no fim do mês.